Poste d’agent d’accueil et secrétaire des affaires scolaires

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Poste d’agent d’accueil et secrétaire des affaires scolaires 

Poste à pourvoir le plus rapidement possible 

Sous la responsabilité du Directeur Général des Services vous serez chargé de : 

Missions Principales : 

  • Guichet unique d’accueil 
    • Accueil Général et Standard
      • Présence physique et téléphonique à l’accueil de la mairie ; 
      • Accueil du public ; 
      • Gestion et filtrage des appels ; 
      • Savoir rediriger les personnes ; 
  • Gérer les affaires scolaires, périscolaires et extrascolaires 
    • Effectuer le suivi administratif des dossiers 
      • Identifier la nature et le degré d’urgence de la demande ; 
      • Constituer les dossiers et enregistrer les demandes d’inscriptions écoles, cantines, garderies, ACM… 
      • Établir la facturation et les régularisations suite au pointage mensuel. 
      • Effectuer les relances ; 
      • Rédiger des courriers, emails ; 
      • Mettre à jour les quotients familiaux ; 
      • Mettre à jour le portail famille ; 
      • Collaborer avec le prestataire pour le logiciel Enfance Jeunesse ; 
      • Gérer la régie : assurer le suivi des recettes dans le cadre de sa régie (DFT). Suivi et remise à jour régulière des différents règlements (ACM, périscolaires…), 
    • Gestion des dossiers de dérogations scolaires 
      • Gestion des dossiers de dérogations (dossiers complets, préparations des dossiers pour la commission…) ; 
      • Organisation et suivi des commissions de dérogations (convocations, comptes rendus, courriers…) ; 
      • Remise à jour des dossiers. 
    • Coordination communication Enfance Jeunesse  
      • Collecte des informations (rentrées scolaires, organisation, travaux…) ; 
      • Participation aux réunions Enfance Jeunesse, 
      • Rédaction des mails ou des informations à destination des familles, 
      • Information et communication à destination des directrices. 
      • Centralisation des communications montantes et descendantes pour l’ensemble du service Enfance Jeunesse 
  • Référent « Club Jeunesse » 
    • Assurer le lien avec l‘association Club Jeunesse ;  
    • Procéder au renouvellement des conventions ; 
    • Assurer le suivi des demandes de subventions ; 
    • Organiser des réunions en cas de besoin. 
  • Référent Petite Enfance 
    • Assurer le lien avec la crèche associative « Espace mômes – Espacé créatifs ». 
    • Assurer le lien avec les Assistantes Maternelles ; 
    • Suivi et gestion des projets communaux en lien avec la Petite Enfance. 
  • Remplacement et polyvalence 
    • Assurer la mise en œuvre des activités du service Etat-civil – Election – Funéraire en l’absence de l’agent responsable du service, notamment pour les demandes d’actes d’état civil (Avis de naissance + reconnaissance, dossier de mariage, acte de mariage, livret de famille acte de décès, transcription de décès…).

Il est à noter, compte tenu des projets de réorganisation, que le poste est susceptible d’évoluer dans les semaines ou mois à venir. 

Compétences requises : 

  • Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Internet, logiciels communaux), 
  • Savoir élaborer des comptes rendus, des rapports et des notes. Maitriser la rédaction administrative, 
  • Savoir prendre des décisions, 
  • Savoir organiser une réunion, 
  • Savoir organiser une recherche d’information,  
  • Entretenir des relations avec les élus et les services, 
  • Savoir gérer son temps de travail, son stress et savoir classer et archiver, 
  • Maitriser les outils de communication et d’information, 
  • Savoir identifier les besoins,  
  • Savoir : faire face à tous types de public, 
  • Savoir répondre aux attentes du public, 
  • Connaitre les règles relatives à la sécurité des biens et des personnes, 
  • Connaitre les statuts de la fonction publique, 
  • Connaitre les bases de la fonction publique, 
  • Connaissance du logiciel CONCERTO appréciée. 

Contrat : 

Service d’affectation : Service Administratif ; 

Modalité du contrat initial : 

  • Contrat à Durée Déterminée 
  • 6 mois renouvelables 

Si cette offre vous intéresse, merci de faire parvenir votre candidature, au plus tard le 27 mai 2022, par courrier, avec CV et lettre de motivation, à : 

Madame le Maire
Julie CHARLES
Mairie de Saint-Jeannet
54 Rue du Château
06640 SAINT-JEANNET